Mecanismo ágil de gestión, para el pago de viáticos, gastos de viaje y adquisición de bienes o servicios que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles o que a criterio del ordenador del gasto no amerite el pago por el trámite administrativo ordinario, con cargo a los rubros presupuestales y recursos que anualmente se asignen.
La Caja Menor de la Subdirección de Servicios Generales se constituye mediante Resolución para cada vigencia Fiscal. Para su constitución, ejecución, trámites de reembolso y legalización definitiva, consultar la Resolución 0593 del 30 de junio de 2022, el Manual de procesos y Procedimientos y demás normas aplicables.
Son actividades de Caja Menor
- Pago de viáticos y gastos de viaje
Tramitar las Resoluciones de comisión en cumplimiento de salidas de campo y otras actividades académico-administrativas a nivel nacional, efectuar el pago de viáticos, gastos de viaje y el suministro pasajes aéreos que se autoricen con cargo al contrato vigente, previa solicitud del Rector, Vicerrector o director del Instituto Pedagógico Nacional, según sea el caso.
Tramitar las reservas, suministro y legalización de pasajes aéreos con cargo al contrato vigente y a las directrices del Subdirector de Servicios Generales.
- Adquisición de bienes y servicios
Gastos e imprevistos, urgentes, imprescindibles o que a criterio del ordenador del gasto no amerite el pago por el trámite administrativo ordinario, hasta por tres (3) SMMLV, excepto viáticos, gastos de viaje y erogaciones en desarrollo de eventos, los cuales se pueden pagar por un valor superior.
Normatividad legal vigente
Viáticos
- Decreto 0613 del 03 de junio de 2025 «Por la cual se fijan las escalas de viáticos».
-
Resolución 0593 del 30 de junio de 2022 «Por la cual se establecen disposiciones aplicables en materia de constitución y funcionamientos de las cajas menores de la Universidad Pedagógica nacional y deroga la Resolución no. 0289 del 17 de marzo de 2011»
-
Resolución 0271 del 8 de abril de 2022 «Por la cual se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos, gastos de viaje o gastos de desplazamiento y estadía (servicios de alojamiento y de suministro de comidas) y gastos de transporte para los funcionarios, trabajadores oficiales, docentes ocasionales, docentes catedráticos, personal supernumerario, contratistas y Miembros del Consejo Superior Universitario con o sin vínculo laboral con la Universidad Pedagógica Nacional y deroga Resolución Rectoral No. 0805 el 13 de julio de 2012»
Tiquetes Aéreos:
- Circular VAD No. 001 del 28 de febrero de 2025: «Directrices y orientaciones para la adquisición de tiquetes aéreos requeridos para la movilidad nacional e internacional de docentes, administrativos, estudiantes, contratistas y/o invitados externos que asisten a la Universidad.
Aplicación de retenciones en la adquisición de bienes y servicios:
- Decreto 0572 del 28 de mayo de 2025: «Por el cual se sustituyen el artículo 1.2.4.4.1. del Capítulo 4 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 1, los artículos 1.2.4.6.7. al 1.2.4.6.9. del Capítulo 6 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 1, el inciso 3 y el literal i) del artículo 1.2.4.9.1. del Capítulo 9 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 1, el artículo 1.2.4.10.8. del Capítulo 10 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 1 y el artículo 1.2.6.8. del Título 6 de la Parte 2 del Libro 1 y se adiciona un parágrafo al artículo 1.2.4.2.83. del Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en lo relacionado con las tarifas de autorretención y bases mínimas para practicar retención en la fuente.»
- Acuerdo del Consejo Superior No. 002 del 13 de abril de 2023: «Por el cual se modifican los artículos 73 y 94 del acuerdo 044 de 2015 del Consejo Superior y se derogan el articulo 14 y 18 del Acuerdo 006 del 2021.»
Constitución de caja menor:
Resolución de Constitución de Caja Menor No. 031 del 24 de enero de 2025
Dirección: Calle 72 No. 11 – 86, Edificio P, Primer piso
Bogotá D.C, Colombia- Sur América
Horario de atención: Lunes a viernes 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
Horario de atención pago y legalización de viáticos: Lunes a viernes 9:00 a.m. a 4:00 p.m.
Teléfono: (57-1) 594 1894 ext. 141 y 232
Equipo de trabajo
| Hector Enrique Vargas Martín Responsable Caja Menor hvargas@pedagogica.edu.co (57-1) 594 1894 ext. 232 |
Nidia Rosario Beltrán Beltrán Auxiliar Administrativo nbeltran@pedagogica.edu.co (57-1) 594 1894 ext. 141 |
| Laura Daniela Rodríguez Moreno Supernumerario ldrodriguezm@upn.edu.co (57-1) 594 1894 ext. 676 |