Caja Menor

Concepto

Mecanismo ágil de gestión para el pago de viáticos, gastos de viaje y adquisición de bienes o servicios que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles o que a criterio del ordenador del gasto no amerite el pago por el trámite administrativo ordinario, con cargo a los rubros presupuestales y recursos que anualmente se asignen.

La Caja Menor de la Subdirección de Servicios Generales se constituye mediante Resolución para cada vigencia Fiscal. Para su constitución, ejecución, trámites de reembolso y legalización definitiva, consultar la Resolución 0289 del 27 de marzo de 2011, el Manual de procesos y Procedimientos y demás normas aplicables.

Ejecución de los procesos


Son actividades de Caja Menor:

Pago de viáticos y gastos de viaje

Tramitar las Resoluciones de comisión en cumplimiento de salidas de campo y otras actividades académico administrativas a nivel nacional, efectuar el pago de viáticos, gastos de viaje y el suministro pasajes aéreos que se autoricen con cargo al contrato vigente, previa solicitud del Rector, Vicerrector o Director del Instituto Pedagógico Nacional, según sea el caso.

Tramitar las reservas, suministro y legalización de pasajes aéreos con cargo al contrato vigente y a las directrices del Subdirector de Servicios Generales.

Diligenciar en el aplicativo Financiero el pago de viáticos y gastos de viaje para pago por Tesorería- Subdirección Financiera, cuando no sea posible su pago por Caja Menor, según partidas que se incluyan en el Plan de Compras, asignados a la Subdirección de Servicios Generales.

De conformidad con lo establecido en el Manual de Procesos y procedimientos, PRO002GSS, se debe tener en cuenta:

  1. La solicitud formal de viáticos y gastos de viaje se debe radicar en la Subdirección de Servicios Generales cinco (5) días hábiles antes del inicio de la comisión y/o actividad.
  2. Para comisiones que impliquen el suministro de pasajes aéreos, se recomienda tramitar la solicitud con quince (15) días de antelación al inicio de la comisión, para garantizar el suministro de pasajes en tarifas económicas, registros presupuestales Resolución de comisión y pago.
  3. Los viáticos y gastos de viaje legalizan dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, en la dependencia que efectúo el pago, presentando el cumplido, facturas o documentos soportes de los gastos de viaje, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.
  4. Se debe consultar la normatividad vigente, en especial:
    1. Manual de Procesos y Procedimientos – Procedimiento PRO002GSS.
    2. Para comisiones de docentes de planta, consultar requisitos y procedimientos establecidos en el Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 2011.
    3. Resolución vigente de viáticos
    4. Decreto anual de viáticos que expida el Gobierno Nacional
    5. Para apoyos económicos de profesores ocasionales y los de cátedra de la Universidad Pedagógica Nacional y los profesores ocasionales del Instituto Pedagógico Nacional, consultar requisitos y procedimientos establecidos en el Acuerdo del Consejo Superior No. 016 del 10 de junio de 2005 y 004 del 31 de enero de 2006.

Adquisición de bienes y servicios

Se tramitan por Caja Menor gastos imprevistos, urgentes, imprescindibles o que a criterio del ordenador del gasto no amerite el pago por el trámite administrativo ordinario, hasta por tres (3) SMMLV, excepto viáticos, gastos de viaje y erogaciones en desarrollo de eventos, los cuales se pueden pagar por un valor superior. Las solicitudes y gastos deben ser legalizadas por el funcionario de la Dependencia respectiva (Rector, Secretario General, Vicerrector, Decano, Jefe de Oficina, Director de Departamento, Director de Instituto, Subdirector operativo, Subdirector Financiero, Director de Centro, Coordinadores de Proyecto), según el caso, mediante facturas con los requisitos de ley, a nombre de Universidad Pedagógica Nacional, o documentos que respalden los gastos.

  1. Se debe consultar la normatividad vigente, en especial:
    1. Manual de Procesos y Procedimientos – Procedimiento PRO0014GSS.
    2. Resolución anual de constitución de la caja menor.
    3. Estatuto tributario y demás normas en materia de impuestos y devolución de iva.

Finalidad del proceso

En cumplimiento de la misión institucional, apoyar las actividades académico administrativas mediante el trámite y pago oportuno de viáticos, gastos de viaje, suministro de pasajes aéreos y demás bienes y servicios requeridos por las dependencias de la Universidad Pedagógica Nacional, con cargo a los recursos que se asignen anualmente, de conformidad con la normatividad vigente.



Dirección: 
Calle 72 No. 11 – 86, Edificio P, Primer piso
Bogotá D.C, Colombia- Sur América
Horario de atención: Lunes a viernes 8:00 a.m. a 5:00 p.m. – Jornada continua.

Horario de atención pago y legalización de viáticos: Lunes a viernes 9:00 a.m. a 4:00 p.m. – Jornada continua.
Teléfono: (57-1) 594 1894 ext. 141 y 232

Equipo de trabajo

Hector Enrique Vargas Martín
Responsable Caja Menor
hvargas@pedagogica.edu.co
(57-1) 594 1894 ext. 232
Nidia Rosario Beltrán Beltrán
Auxiliar Administrativo
nbeltran@pedagogica.edu.co
(57-1) 594 1894 ext. 141
Alejandro López Villarraga
Supernumerario
alopez@pedagogica.edu.co
(57-1) 594 1894 ext. 141