Solicitudes Subdirección de Servicios Generales

La Subdirección de Servicios Generales de la Universidad Pedagógica Nacional pone a disposición de la comunidad universitaria este espacio para canalizar de forma clara, organizada y eficiente las diferentes solicitudes que se relacionan con el mantenimiento, apoyo logístico, transporte, ingreso de personal externo, uso de instalaciones recreativas, adquisición de bienes y servicios por caja menor y otras necesidades administrativas.

Cada tipo de solicitud cuenta con su propio procedimiento, tiempos estimados, requisitos específicos y correos oficiales de contacto.

🔧 Solicitudes de Mantenimiento

¿Qué servicios comprende esta solicitud?
Incluye reparaciones o intervenciones relacionadas con:

        • Prados y jardines
        • Pintura
        • Plomería
        • Albañilería
        • Instalaciones eléctricas, hidráulicas y sanitarias
        • Carpintería
        • Cerrajería
        • Ornamentación

        • Otros servicios locativos

Procedimiento:

      1. El solicitante debe enviar un correo detallando el servicio requerido.
      2. Se recomienda adjuntar fotos si aplica.
      3. Incluir la ubicación exacta del lugar que requiere intervención.

      4. Indicar si se trata de una urgencia (riesgo eléctrico, fuga de agua, etc.).

📧 Correo oficial:  mantenimientos_SSG@upn.edu.co
📌 Solo se atenderán solicitudes enviadas por este medio.

☕ Apoyo Logístico de Aseo y Cafetería para Eventos

¿Cuándo debo hacer esta solicitud?
Cuando se requiera apoyo de personal de aseo o cafetería para:

      • Actividades académicas, culturales o administrativas
      • Montaje de mobiliario: sillas, mesas, tarima
      • Servicio de cafetería (Tinto y Aromática)

Requisitos para la solicitud:

      • Nombre y tipo del evento
      • Tipo de apoyo requerido
      • Número estimado de asistentes
      • Fecha, hora de inicio y finalización
      • Lugar del evento
      • Observaciones logísticas o requerimientos especiales

⏳ Tiempo mínimo de antelación: 5 días calendario

📧 Correo oficial: mifariasp@upn.edu.co

🎯 El cumplimiento de este procedimiento facilita la planeación y éxito de las actividades institucionales.

🧍‍♂️ Solicitud de Ingreso de Personal Externo

¿Qué se entiende por personal externo?
Toda persona que no haga parte de la planta administrativa, docente o estudiantil de la UPN y que requiera ingreso temporal para:

      • Prestación de servicios
      • Actividades contratadas
      • Eventos o encuentros especiales
      • Intervenciones técnicas o logísticas

Procedimiento:

      1. Enviar correo electrónico con:
        • Nombre completo y número de documento
        • Motivo del ingreso
        • Fecha y hora de ingreso
        • Persona responsable dentro de la universidad

2.  Indicar si se requiere acceso vehicular

⏳ Tiempo mínimo de antelación: 1 día hábil

📧 Correos oficiales:

🔐 Estas solicitudes permiten garantizar el control de acceso y la seguridad institucional.

🚐 Solicitud de Transporte Local-Urbano

¿Quiénes pueden hacer esta solicitud?
Unidades académicas o administrativas que requieran traslado urbano de personal o insumos en cumplimiento de actividades institucionales.

Requisitos:

      1. Diligenciar el formato FOR-GSS-031 «Solicitud de Transporte Local-Urbano»
      2. Enviar la solicitud al correo oficial

📧 Correo oficial: transportesupn@pedagogica.edu.co 
📄 Solo se atenderán servicios conforme al procedimiento PRO-GSS-008 Servicio de transporte.

🏡 Alquiler o Préstamo de Instalaciones Recreativas

¿Qué espacios están disponibles?

      • Condominio “Los Tulipanes” – Girardot

Pasos del procedimiento:

      1. Consultar disponibilidad al correo: espaciosrecreativosyculturales@upn.edu.co
      2. Validación y notificación de disponibilidad por parte de la Subdirección
      3. Diligenciamiento del FOR-GSS-033 Solicitud alquiler o préstamo de instalaciones multiproposito UPN por parte del peticionario
      4. Se genera y envía recibo de pago
      5. El usuario debe realizar el pago en máximo 24 horas.
      6. Remitir el comprobante de pago vía correo

📌 Importante:
En caso de no realizar el pago en el tiempo estipulado, se cancelará automáticamente la reserva.

Normatividad relacionada:

Reglamentos específicos:

💰Adquisición de Bienes y Servicios por Caja Menor

🧩 ¿Cómo realizar la solicitud?

🔹 Si el valor es menor o igual al 30% del SMMLV ($427.050 para el año 2025):
📧 Enviar la solicitud al correo electrónico syvargasm@pedagogica.edu.co, a través del jefe de la dependencia correspondiente o por directriz expresa del mismo, adjuntando:

      • Cotización
      • RUT vigente del proveedor
        📝 Nota: No se requiere memorando firmado por el jefe de dependencia.

🔸 Si el valor supera el 30% del SMMLV:
📄 Se debe remitir un memorando firmado por el jefe de la dependencia dirigido a la Subdirectora de Servicios Generales, anexando:

      • Cotización
      • RUT vigente del proveedor

🍽️ Para servicios de alimentación (refrigerios, almuerzos, etc.):

La solicitud deberá estar remitida por el Rector, Vicerrectores o Decanos, según el caso, y contar con el visto bueno de la Vicerrectoría Administrativa, sin importar el valor del servicio.

🔍 Recomendaciones adicionales

Antes de realizar cualquier compra, se debe consultar previamente con las siguientes áreas, según corresponda:

      • 🗂️ SSG-Almacén e Inventarios
      • 💻 SGSI-Subdirección de Sistemas de información 
      • 📢 Grupo de Comunicaciones

Estas consultas permiten validar si el bien o servicio requerido ya existe en inventario. Además, es importante verificar que los insumos o servicios solicitados no se encuentren cubiertos por contratos vigentes, ya que en esos casos no está permitido adquirirlos por fuera de dichos acuerdos.

📢 Recuerda

✅ Todas las solicitudes deben ser enviadas con antelación y cumpliendo con los lineamientos establecidos.
❌ No se atenderán solicitudes incompletas, fuera de plazo o enviadas por canales no oficiales.
🤝 Tu colaboración permite una mejor atención a toda la comunidad universitaria.