La Subdirección de Servicios Generales con el fin de garantizar el pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor a nivel nacional, cupos y pasajes aéreos en tarifa económica, recuerda y solicita a la comunidad universitaria radicar en la Subdirección de Servicios Generales las comunicaciones oficiales debidamente diligenciados y avalados por el Ordenador del gasto, según sea el caso, dentro de los siguientes tiempos:
Para comisiones que impliquen el suministro de pasajes aéreos a nivel nacional, se recomienda radicar con un mínimo de quince (15) días hábiles de antelación a su inicio.
Para el suministro de pasajes internacionales se recomienda radicar las solicitudes en la dependencia a que haya lugar, treinta (30) días hábiles de antelación al viaje, y/o una vez se tenga conocimiento de la actividad a realizar, con el fin de cumplir con los cronogramas establecidos para su autorización.
Para otras comisiones a nivel nacional con transporte terrestre, la comunicación oficial se debe radicar con un mínimo de siete (7) días hábiles en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su autorización; cuando se cuente con la firma respectiva, la misma comunicación debe ser radicada en la Subdirección de Servicios Generales con cinco (5) días hábiles antes del inicio de la misma.
Los formatos de liquidación de viáticos y gastos de viaje para los Señores conductores se deben radicar en la caja menor, debidamente diligenciados y firmados, con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes del inicio de la comisión.
Los viáticos y gastos de viaje (transporte, gastos para la operación del vehículo) se deben legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la salida de campo, comisión o actividad, presentando en la Oficina de Caja Menor el cumplido para legalizar los viáticos, y para los gastos de viaje, los pasa bordos, facturas electrónicas con los requisitos de ley en caso de aplicar, el reintegro del dinero no ejecutado. Si el pago se hizo por Tesorería, se legaliza en la Subdirección Financiera.
Para las salidas de campo, se solicita a los profesores remitir el informe respectivo al Departamento una vez finalice la actividad, con el fin de expedir el cumplido en el FOR- GSS-066 y enviarlo por correo electrónico a la caja menor respectiva y/o a la Subdirección Financiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la salida.
Para el trámite y pago de pasajes aéreos nacionales e internacionales, se deben tener en cuenta las directrices estipuladas en la Circular No. VAD 001 de 2025 y en los memorandos que autorizan las comisiones, incluyendo los siguientes datos: nombres y apellidos, identificación, fecha de nacimiento, número de celular y correo electrónico. Además, para pasajes nacionales, se debe anexar copia de la cédula de ciudadanía, y para pasajes internacionales, copia del pasaporte.
Se solicita tener en cuenta el nuevo Decreto de Viáticos No. 0613 del 3 de Junio de 2025 “Por el cual se fija la escala de viáticos», y la normatividad vigente, en especial:
